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如何把握設計會議席次的細節

【摘要】:

    一次會議的成功舉辦,謀劃是首位,細節是關鍵,特別是會議席次的設計編排,對會議效果起著重要作用。席次設計一般遵循前排高于後排、中間高于兩側、左側高于右側的原則,但在實際操作中需要根據不同的會議主題、參會範圍及會場情況靈活調整。筆者結合實際問題,談幾點體會。

  單雙中心靈活運用 

  原則上,參會領導人數爲奇數時,主席台或內圈主席台側采用單中心設計,爲偶數時,采用雙中心設計。 

  在黨委系統召開的會議中,若參會領導人數爲偶數,往往采用座位居中設置,兩側一邊略緊、一邊略松的方式實現兩端視覺平衡,如果會場是固定桌椅無法移動,則采用單邊空位的方式。

  上級會議結合主題 

  上級單位來本級單位召開現場工作會,不能簡單根據帶隊領導和本級單位領導級別來安排席次,因爲無論帶隊領導級別高低都代表上級單位,席次設計需要結合會議主題。 

  例如,上級單位以工作組、巡查組的形式,來檢查工作、聽取彙報、反饋情況等,會議席次一般設計爲“雙方對坐式”,便于彙報工作。又如,上級單位來人較少且是調研類會議,可以采用“同側平坐式”,便于聽取了解情況。

  涉外會議雙方對等 

  國內政務會議以左爲尊,而涉外會議則以右爲尊。對涉及多個國家代表的座談會,盡量采用“雙方對等式”,充分體現尊重和平等對話,切忌把排位靠後的國家代表安排在“回字形”兩側。 

  以成都市外國領事機構及駐蓉商協會專題座談會爲例,黨政主要領導、有關領導與多國駐蓉領事相向而坐,安排外國駐蓉商協會和部分部門坐“回字形”兩側。

  多方會議尊重客方 

  當多地或多類別客人來訪並出席同一個會議時,會議席次設計往往比較棘手,不妨轉變思路,把主動權交由客方,很多問題就迎刃而解。下面以成都市紀念“5·12”汶川特大地震10周年對口援建感恩致謝座談會爲例來說明。

  參加本次會議的爲上海、重慶、福建等對口援建省(市)領導帶隊的各20余人的代表團,主辦方成都市領導、有關省市部門負責同志、災後受援地黨政主要負責同志出席會議。內圈、後排人員如何安排,是本次會議席次設計的難點。因各代表團人員組成和級別不一致,我們打破以級別入座排序的慣性思維,確定以主辦方出席市領導和省直部門人數爲基數,將其安排在內圈一側,並將另一側名額平均分給三個省(市)代表團,希望對方提供的內圈入座名單均含帶隊領導和時任援建領導,其他人員自行確定。然後按照省市排位和領導級別編排內圈座位,在內圈後方寬松設置三列,按省市排位每列安排一個代表團。

  簽約合作注重儀式 

  簽約合作會議需注重儀式感,其會場包括主席台區域和台下區域。主席台區域通常設置背景板、簽約席和發言席等,需標示地標,分類制作並提前發放站位圖。要著重考慮雙方證簽人的站位,既相對寬松又不能産生距離感,既兼顧整體拍攝效果,也要考慮後方背景板距離、LED屏易發熱等問題。簽約席居中設置、簡潔大氣,前後距離適中,既不能太靠近證簽人使簽約人入座後産生壓迫感,也不能相距太遠使得整體效果顯得離散。台下區域可采用兩種方式。

  一種適用常規簽約議程。采用“對稱課桌式”會場,面向主席台設置左右主賓雙方,中間保留單通道。

  另一種適用座談簽約議程。采用“U字形課桌式”會場,主席台去掉發言席,台下區域將會議桌布置爲“U字形”,兩個長邊安排簽約雙方領導,均設置話筒,長邊後方坐各自隨行人員,短邊不安排座位,開口上方距離簽約席有一定距離,簽約席應居于開口中心且比短邊更寬。“U字形課桌式”會場布置適合簽約雙方座談交流或發言人較多的情況,可以避免主持人、發言人頻繁上場的情況發生。

  表彰會議突出代表 

  表彰會議中的參會代表和會議主題密切相關,會議席次設計要體現對代表的尊重。 

  一是主席台就座。例如,在慶祝改革開放40周年大會上,受表彰的代表被特地安排在主席台,當工作人員宣讀表彰名單時配合鏡頭特寫、少先隊員獻花等設計安排,可謂會議席次精致考量的典範。

  二是台下居中居前就座。如果場地有限或受表彰代表不適合台上就座,台下就座就要考慮居中居前,按每輪領獎人員數量設置就座區域座位,方便其上下場出入,安排工作人員做好引導和現場控制,以確保會議莊嚴肅穆。

  會議轉換精准銜接 

  一個會場連續召開兩場會議或會議期間需要參會人員身份轉變,可能會出現現場席次調整的情況,需提前預演參會人員調整動線,安排工作人員引導配合。 

  例如,上級電視電話會議結束後緊接著召開本級會議進行工作安排部署,需要引導領導從台下前排到主席台就座,安排工作人員同時做好主席台座牌、茶水擺放和前排座牌回收、椅凳齊整等工作。又如,全會候補委員遞補爲委員,爲體現黨內平等,台下委員無論職務高低,席次可按照姓氏筆畫從左至右提前預留遞補的委員空位,適當加寬前後排間距,會議期間,配合主持詞,工作人員擺放委員座牌、引導遞補的委員入座、回收候補委員座牌並齊整椅凳。

  特殊情況“屈尊”靠邊

  參會人員有相對特殊性時,會議席次設計上也需統籌安排。 

  例如,參會代表年紀較大或受邀代表行動不便需輪椅進出時,通常考慮將其安排在端頭方便出入的位置,且前後排間距相應加寬,並在工作人員席出入方便位置安排相應服務人員。又如,參會人員出現特殊情況希望坐靠邊的位置時,可安排在相對原來座位排位靠後的端頭位置。